Standaarddienst: Verenigingsbeheer

Het hoogste orgaan binnen een vereniging van eigenaren is de algemene ledenvergadering waarin iedere (appartement-) eigenaar stemrecht heeft. De algemene ledenvergadering wordt minimaal één keer per jaar georganiseerd. Tijdens deze vergadering worden belangrijke beslissingen genomen over onder andere de hoogte van de servicebijdrage, de uitvoer van het groot onderhoud en de regels in het huishoudelijke reglement. Tevens wordt er in de vergadering gekozen wie de vereniging van eigenaren dagelijks vertegenwoordigt als bestuur.

Samen met het gekozen bestuur van de vereniging van eigenaren verzorgt VvE Totaalservice binnen de module verenigingsbeheer de organisatie van de algemene ledenvergadering. Er wordt een agenda voorbereid met de te nemen besluiten, de vergaderstukken worden in orde gemaakt en de leden worden uitgenodigd voor de vergadering. Tijdens de vergadering is er namens VvE Totaalservice altijd iemand aanwezig voor ondersteuning of eventueel het voorzitten van de vergadering. Na afloop verzorgt VvE Totaalservice de notulen van de vergadering, de verspreiding onder de leden en de uitvoer van de vergaderbesluiten.

Naast de activiteiten die samenhangen met de jaarlijkse algemene ledenvergadering, kan VvE Totaalservice ook de dagelijkse zaken van de VvE voor u verzorgen. Hierbij valt te denken aan:

• Het aanspreekpunt zijn voor het dagelijks bestuur;
• Verzorgen van de correspondentie van de VvE;
• Bijhouden van de ledenadministratie en verwerken van mutaties in het   ledenbestand;
• Het aanleveren van een verklaring voor de notaris bij een eigendomsoverdracht,   met hierin het saldo van de debiteur, het aandeel in het reservefonds en een   opgave van de maandelijkse servicebijdrage;
• Zorgdragen voor het voldoende verzekeren en verzekerd houden van het gebouw tegen schade als gevolg van brand en/ of andere gevaren;
• Behandelen van assurantiezaken naar aanleiding van ontstane schade welke onder   de polis van de VvE vallen;
• Het archiveren van alle stukken betrekking hebbende op de VvE.

In overleg is het mogelijk deze dienstverlening uit te breiden met additionele diensten zoals bijvoorbeeld een extra ledenvergadering of meerdere bestuursvergaderingen, het verzorgen van mailings of ondersteuning bij het samenstellen van een huishoudelijk reglement.